La traçabilité en matière d’hygiène au cabinet dentaire

La traçabilité représente l’ensemble des moyens mis en œuvre pour faire le lien entre la réalisation d’une procédure, ses conditions de réalisation, et toutes les informations utiles relatives à cette procédure. En matière d’hygiène, elle concerne aussi bien l’entretien de l’unit, la gestion des déchets, la maintenance des équipements et la stérilisation des dispositifs médicaux. Elle est un gage de qualité et répond à des textes règlementaires qui, au-delà d’être contraignants, ont une visée de protection du patient et du praticien.

Traçabilité de l’entretien du cabinet dentaire et des units

L’entretien de l’unit s’inscrit dans le cadre plus large de l’entretien des locaux du cabinet dentaire et a fortiori de la salle de soins. Ainsi, la traçabilité du nettoyage de chaque pièce du cabinet permet de connaître l’historique du traitement de l’environnement et d’apporter la preuve que celui-ci a bien été réalisé. Elle permet de responsabiliser et de valoriser le travail des assistantes dentaires ou des personnels d’entretien, et améliore la communication au sein de l’équipe. Les éléments à prendre en considération pour ce type de traçabilité sont : la date et l’horaire, la fréquence de réalisation, l’identification de la zone, l’identification de l’opérateur. une check-list à cocher est souvent préférable, car elle permet à l’opérateur d’effectuer un auto-contrôle des tâches réalisées. Le support peut être physique, comme des fiches papier de traçabilité consignées dans un classeur dévolu à chacune des pièces du cabinet ; le support peut aussi être informatique, en présentant un dossier propre à chaque pièce du cabinet, rempli par l’opérateur et consultable par tous les membres du cabinet. Il convient de définir ce point en amont avec la société d’entretien choisie, le cas échéant.

Concernant la traçabilité de l’entretien des units, une fiche de traçabilité peut être élaborée et mise en application de la même manière que pour l’entretien des locaux. L’entretien des units étant toutefois plus spécifique que celui des locaux, et ayant lieu à une fréquence plus élevée, car nécessaire entre chaque patient, ce sera l’assistante (ou le praticien) qui s’en chargera. Cette fiche, physique ou informatique, reprendra les éléments décrits dans le protocole d’entretien de l’unit, afin de n’en oublier aucun élément et de permettre un autocontrôle de l’opérateur.

Concernant la traçabilité de l’entretien des units, une fiche de traçabilité peut être élaborée et mise en application de la même manière que pour l’entretien des locaux. L’entretien des units étant toutefois plus spécifique que celui des locaux, et ayant lieu à une fréquence plus élevée, car nécessaire entre chaque patient, ce sera l’assistante (ou le praticien) qui s’en chargera. Cette fiche, physique ou informatique, reprendra les éléments décrits dans le protocole d’entretien de l’unit, afin de n’en oublier aucun élément et de permettre un autocontrôle de l’opérateur.

Même si aucun texte règlementaire ne mentionne spécifiquement le contrôle de la qualité microbiologique de l’eau circulant dans les units, il est à rappeler qu’il appartient au praticien de « prendre, et faire prendre par ses adjoints ou assistants, toutes dispositions propres à éviter la transmission de quelque pathologie que ce soit » (article r. 4127-204 du Code de la santé publique) [6]. Aussi, des prélèvements d’eau réguliers avec consignation de leurs résultats [7] permettront de constituer une traçabilité de la qualité de l’eau utilisée pour les soins, et de se prémunir de tout désagrément quant à de possibles contaminations qui peuvent même aller jusqu’au décès de patients fragiles.

Traçabilité de l’élimination des déchets

Par l’utilisation de consommables, de matériels à usage unique et de matériels spécifiques, le cabinet dentaire est par nature producteur de déchets. Conformément à leur typologie, ceux-ci seront triés en daOM.

1 – Tri des déchets dans le cabinet dentaire

DAOM		Transport / Elimination
	DÉCHETS ASSIMILABLES AUX ORDURES MÉNAGÈRES « DAOM » : Sac plastique dans un support poubelle Papier emballage, essuie-mains, serviettes non souillées…	Eliminer quotidiennement selon la filière des ordures ménagères
DASRI		Transport / Elimination
	Dèchet d’activités de soins à rique infectieux  » DASRI  » :Tout dispositif de soin mou souillé par du sang ou autres liquides biologiques (salive):gants, rouleaux salivaires, pompes à salive, dents extraites… compresses, champs, tuyaux d’aspiration… Objet Piquant Coupant Tranchant  » OPCT » : Aiguilles d’anesthésie, carpule, lames de bistouris à UU, aiguilles de suture, fraises usagées…	Le transport vers le lieu d’incinération impose un suremballage ou un conteneur agréé : • < 15 Kg : transport personnel (bornes de collecte dans certaines déchetteries) ou prestataires agréés • >15 Kg : prestataires agréés
DASR
	DASR : boîte de récupération d’amalgames secs et séparateurs d’amalgames au niveau des fauteuils	DASR : • Collecte par une société, utiliser les bordereaux 1 et 2 de CERFA (n° 10875 et 10786*01) • Collecte et transport par le praticien, utiliser le bordereau 3 CERFA (n° 10787*01)

La durée de stockage est fonction de la quantité produite mensuellement

▫ > 5Kg / mois : 7 jours
▫ < ou= à 5Kg / mois : 3 mois

Traçabilité des dispositifs médicaux (dm) et outils

La traçabilité permet de faire le lien entre un DM, un cycle et un patient. Elle doit être effectuée pour chaque cycle de stérilisation. L’étiquetage des dispositifs, la constitution d’un dossier de traçabilité et l’archivage de tous les cycles quotidiens accompagnés de leurs tests effectués en routine sont nécessaires pour assurer la traçabilité. Ainsi, chaque DM doit pouvoir être tracé en sortie de stérilisateur, et son utilisation doit pouvoir être consignée dans le dossier du patient pour lequel il aura servi. Eu égard au flux important de données à traiter, l’informatisation semble être la méthode la plus simple et la plus réalisable pratiquement. Une méthode mixte manuelle/informatique peut être utilisée par l’utilisation d’étiquettes à code-barres ou codes datamatrix, apposées sur le conditionnement des DM, puis scannées dans le dossier du patient lors de leur utilisation. Exemple de tableau.

DATE / TEST	N° de cycle autoclave	Description de la charge	Étiquette	Signature
01/12/2015 Intègrateur de sachet	100010	Les K7 k7 chirurgie k7 implant k7 extraction k7 paro Inst CHIR Davier syndesmotome Elevateur sonde Paro Pince gouge ciseau Porte aiguille Sonde Paro Curette Inst Prothese Spatule Arache couronne Pince de furer Séquenseur Sequenseur de fraise prothése Sequenseur endo Sequenseur soin sequenseur pedo Instrument Unitaire Fouloir Miroire Precelle escavateur brunissoir		Sophie

En stérilisation

La date et le numéro de cycle des tests à vide et Hélix sont tracés chaque jour. Les tests Hélix sont à répertorier dans le classeur.
À la fin d’un cycle de stérilisation « Prion », lorsque celui-ci est validé par l’autoclave et que la charge contrôlée par l’assistante, le nombre d’étiquettes code-barres correspondant au nombre de sachets de stérilisation présents dans l’autoclave est édité. Une étiquette est collée sur chaque sachet.

Les paramètres du cycle de stérilisation sont quant à eux automatiquement stockés sur la clef USB de l’autoclave ou sur le Cloud du fabricant pendant 22 ans. L’ensemble de ces données doit être conservé au moins 5 ans [6]. L’Ordre National des Chirurgiens-Dentistes recommande d’observer une période de conservation de 20 ans.

En salle de soin

Le praticien affiche le dossier informatique de son patient. Le marquage du DM utilisé lors du soin est alors scanné avec le lecteur connecté à l’ordinateur permettant ainsi l’enregistrement des informations dans le logiciel au sein de la fiche patient dans la rubrique traçabilité.

Étiquettes code-barres imprimées, apposées sur le DM puis scannées via la douchette 2D permettant ainsi l’archivage de la traçabilité dans le logiciel informatique
En cas de contrôle ou d’une demande d’un patient, le cabinet dentaire va devoir procéder à la traçabilité ascendante, à savoir :

• Date des soins du patient
• Édition du numéro du code-barre des DM stériles lors de chaque soin de ce patient ou du QR code des DMI.
• Lien entre ce numéro code-barre et les paramètres du cycle de stérilisation (conservé sur la clef USB, l’informatique du cabinet ou sur le Cloud externalisé du fabricant) qui prouve que les DM utilisés ont bien été stérilisés.

• Lien pour les DMI avec le nom du fabricant, n° de lot, date de fabrication du DMI .
Ce premier niveau de traçabilité permet d’établir le lien direct entre le patient, le numéro de cycle de stérilisation et le DM/DMI.

Mais il existe un deuxième niveau d’obligation pour le cabinet qui consiste à prouver que l’autoclave fournit un cycle Prion conforme. C’est pourquoi, il est préférable de tracer la maintenance, les réparations de son autoclave ainsi que la qualification et les requalifications de celui-ci.
Il est donc judicieux d’établir dès l’acquisition d’une autoclave un contrat d’entretien et de maintenance préventive et curative intégrant la qualification à l’installation et les requalifications périodiques. Certains fabricants intègrent ce service dans la location mensuelle.

Le cabinet doit également tenir à jour dans un classeur de supervision de l’autoclave répertoriant les documents nécessaires.

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